Met de mogelijkheid om steeds meer inzicht te krijgen in je financiële data, kun je nog beter inspelen op kansen die zich voordoen. Accountant Tim Geerdink van BDO Accountancy, Tax & Legal B.V. vertelt hoe je zicht kunt houden op je financiële data.
Weet je nog? Die tijd waarin je bonnetjes continu kwijt was, je vaak moest schakelen met je accountant om alle informatie compleet te krijgen, en waar je jaarlijks een gesprek had om enkel terug te kijken naar de cijfers van afgelopen jaar? Dat is verleden tijd, zegt Tim. “Tegenwoordig worden gescande bonnetjes, facturen en documenten in ieder formaat automatisch ingelezen en op regelniveau uitgesplitst. Er zijn bovendien allerlei koppelingen met banken en kassasystemen. De data wordt nu in realtime verwerkt. Dat stelt je als ondernemer in staat om op basis van actuele informatie je organisatie bij te sturen, bijvoorbeeld op financieel, operationeel of strategisch gebied. Zo kun je je focussen op de toekomst en niet enkel op het verleden.”
ACTUELE CIJFERS
Om dat gesprek over de toekomst te ondersteunen, ontwikkelde BDO een rapportagetool: BDO Analytics. BDO Analytics biedt verschillende dashboards: van een Financieel Management Dashboard tot een Payroll HR-dashboard. De dashboards presenteren real-time cijfers, maar geven ook de mogelijkheid tot bijvoorbeeld kostenanalyses of het monitoren van prognoses door middel van het instellen van concrete KPI’s. “Dat is handig, want zo kunnen we zien of ondernemers op schema lopen met hun prognoses. Ze krijgen een beter inzicht omdat ze actuele cijfers hebben. Zo kunnen ze bijvoorbeeld zien wanneer de marges afwijken en tijdig bijsturen. Ze zitten veel korter op de bal. Onze klanten bellen nu ook zelf op wanneer ze een andere verwachting hadden over hun cijfers en daarover willen sparren. We kunnen dus beter meedenken – bijvoorbeeld als het gaat om het aanvragen van een subsidie – omdat we die kansen op kortere termijn kunnen signaleren. Met zo’n jaarlijks gesprek van vroeger kon dat niet.”
GOEDE BESLISSINGEN
Dat is ook meteen de meerwaarde van zicht houden op je financiële data. Tim: “Met actuele data kun je goede beslissingen maken. Je kunt beter inschatten waar je bedrijf naartoe gaat in de toekomst. Daardoor kun je makkelijker knopen doorhakken wanneer het gaat om investeringen of financiering aanvragen. De basis daarvoor is actuele informatie. Met het dashboard staat de basis al klaar. Daardoor gaat er voor ons veel minder tijd zitten in de analyse en meer in het gesprek met de ondernemer. Eerder ging veel van onze tijd zitten in de verwerking van de data, maar door de automatisering is dat niet meer nodig. Die tijd stoppen we dus in de gesprekken om tot nieuwe inzichten te komen. Zo denken we mee en bieden we echt meerwaarde.”
SNEL SCHAKELEN
En die gesprekken zorgen voor meer verdieping. Tim: “Wanneer je één keer per jaar samen zit om alleen terug te kijken, loop je achter de feiten aan. Nu kunnen we veel meer kansen signaleren. Waar ligt de ondernemer wakker van? Wat zijn de kansen en bedreigingen? Wanneer er een acuut probleem ontstaat, kunnen we dan snel schakelen? Dat is een belangrijke vraag wanneer je kijkt naar de afgelopen 2,5 jaar. Tijdens de coronapandemie was de situatie erg onzeker: waar gaat het naartoe? Door actueel inzicht in je cijfers kun je beter anticiperen op dat soort situaties en kun je sneller schakelen. Je werkt slimmer door meer vooruit te kijken.”
Ook meer inzicht in je financiële data? Neem contact op met Tim van BDO!